Review Buku : Manajemen Proyek ; Konsep dan Implementasi

Pendahuluan : Manajemen proyek memiliki beberapa fungsi yaitu pelingkupan, perencanaan, perkiraan, penjadwalan, pengarahan dan juga pengontrolan. Saya akan review buku ini pada bab Siklus Hidup Proyek, Organisasi Proyek, Tim proyek. Dalam menyusunkan buku yang ditulis oleh penulis memiliki maksud dan tujuan utama yaitu sebagai alternatif yang mudah untuk dipahami oleh pembaca dalam mempelajari manajemen proyek dengan konsep dan implementasi mengenai manajemen proyek.

1.  Siklus Hidup Proyek

Di sebuah proyek sangat membutuhkan cara manajemen yang baik. manajemen di perlukan di karenakan proyek pasti akan berkembang dan memiliki tahapan tahapan tertentu pada perkembangan nya. Ada 6 tahapan siklus untuk perkembangan produksi sebagai berikut :

• Riset dan Pengembangan (R&D)

Yaitu tahap produk yang ingin dipasarkan dengan masyarakat dan menentukan pembuatan model dan desain untuk produk tersebut.

•  Pengenalan Pasar.

Yaitu kita mendistribusikan produk tersebut dan melihat tanggapan masyarakat.

• Tumbuh

Yaitu adanya peningkatan pembelian produk tersebut oleh masyarakat.

• Matang

Yaitu produk sudah mecapai batas maksimal dan Perusahaan menjaga agar batas tersebut berlangsung lama karena sudah tidak bisa penambahan produk tersebut.

• Penurunan

Setelah tahap matang berakhir, maka penjualan produk akan menurun.

• Mati

Ini merupakan tahapan terkahir karena sudak tidak ada lagi masyarakat yang beli produk tersebut dan produk tersebut sudah tidak diproduksi kembali.

Ada 4 tahapan proyek sebagai berikut :

•  Tahap Konsepsi

Pada tahapan ini terbagi menjadi dua bagian yaitu : Inisiasi Proyek dan Kelayakan Proyek. Inisiasi proyek adalah sebagai titik lahirnya suatu ide proyek. Lahirnya ide proyek ada karena adanya masalah,dan dengan masalah itu kita mulai mencari solusi untuk menyelesaikannya. Sedangkan kelayakan proyek adalah proses investigasi terhadap masalah dan mengembangkan solusi secara lebih detail apakah penyelesaian masalah itu cukup menguntungkan secara ekonomis dan bermanfaat.

• Tahap Perencanaan

Tahap perencanaan dalam siklus hidup proyek akan meliputi kegiatan: penyiapan rencana proyek secara detail dan penentuan spesifikasi proyek secara rinci. Isi rencana proyek biasanya terdiri dari:

1. Jadwal pekerjaan .

2. Anggaran dan sistem pengendalian biaya.

3. Work Breakdown Structure secara rinci.

4.Bagian-bagian yang berisiko tinggi dan cukup sulit dan rencana tentang      pengatasan kemungkinan-kemungkinan yang akan muncul.

5. Rencana sumberdaya manusia dan pemakaian sumberdaya lain.

6.Rencana pengujian hasil  proyek.

7.Rencana dokumentasi.

8. Rencana peninjauan pekerjaan.

9. Rencana pelaksanaan hasil proyek.

• Tahap Eksekusi

Tahap ini campur tangan user sudah sangat kecil, pengambilan keputusan lebih banyak di tangan pelaksana proyek.

• Tahap Operasi

Proyek dianggap selesai jika pelaksana proyek telah memberikan kepada user. Setelah itu user menjalankan proyek tersebut.

2.  Organisasi Proyek.

Suatu perusahaan, jika berhasil maka cenderung berkembang, menambah sumberdaya dan pekerja, lalu mengembangkan struktur organisasinya. Struktur organisasi dalam perusahaan sangat penting karena dengan struktur organisasi kita dapat mengetahui dibagian mana yang akan diubah untuk ruang lingkup perusahaan dan menambah pekerjanya.

Dasar penyusunan struktur organisasi yaitu :

a. Berdasarkan produk.

b.  Berdasarkan lokasi.

c. Berdasarkan proses.

d.  Berdasarkan pelanggan.

e. Berdasarkan fungsi.

Organisasi proyek sebagai Fungsional.

Organisasi fungsional membagi departemennya berdasarkan fungsi-fungsi yang dilakukan bagian yang ada. Di sini kita mengenal fungsi pemasaran, fungsi personalia, fungsi produksi, fungsi keuangan dan sebagainya, bergantung pada kebutuhan perusahaan untuk menangani pekerjaannya.

Kelebihan organisasi fungsional ini adalah: 

•  Adanya fleksibilitas yang tinggi dalam penggunaan staf/karyawan.
•  Orang-orang dengan keahlian tertentu bisa ditugaskan di banyak proyek yang berbeda.
•   Orang-orang dengan keahlian yang berbeda dapat dikelompokkan dalam satu grup untuk membagikan pengetahuan dan pengalaman yang mereka punya dalam menyelesaikan sebuah masalah.
•  Divisi fungsional bisa menjadi pokok kelangsungan teknologi bila ada seseorang yang keluar dari proyek atau sebuah organisasi.
•  Divisi fungsional mempunyai jalur-jalur karir kedepan yang baik bagi mereka yang mempunyai keahlian tertentu.

Kelemahan dari Organisasi Fungsional :

• Klien tidak menjadi perhatian utama dari aktivitas yang dilakukan orang-orang yang terlibat proyek.
• Divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas- aktivitas khusus yang sesuai dengan fungsinya.
• Dalam proyek yang diorganisasi secara fungsional ini tidak ada individu yang diberi tanggung jawab  penuh untuk mengurus proyek.

Organisasi Proyek Murni

adalah organisasi yang ada dalam staf teknis, administrasi yang terpisah dan ikatan dengan organisasi induk hanya dalam bentuk laporan kemajuan atau kegagalan secara periodik. Organisasi ini mengerjakan tugas administrasi, keuangan, personalia dan prosedur kontrol secara detail. 

Organisasi Matriks

Merupakan gabungan dari organisasi proyek fungsional dan murni. Organisasi matriks adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional pada organisasi induk.

3. Tim Proyek

adalah semua pekerja yang tergabung dalam organisasi pengelola proyek. Ada orang yang bekerja pada fungsional dari organisasi induk, adajuga pekerja yang menjadi inti dari tim. Tim inti hanya bertanggung jawab ke manajer proyek, sedangkan fungsional melapor kepada kedua atasan, yakni manajer fungsional dan manajer proyek.

Manajer proyek bertugas untuk melakukan tugas yang berbeda untuk mencapai tujuan tertentu. Sebagai orang utama dalam manajemen proyek, ia mengintegrasikan apa saja dan siapa saja untuk mencapai performansi yang ditargetkan. Manajer proyek juga seorang komunikator.

Anggota Tim Proyek

Beberapa anggota tim proyek dalam pengelolaan proyek sebagai berikut :

• Contract Administrator

Adalah seseorang yang bertanggung jawab dalam penyiapan proposal, negosiasi kontrak, mengintegrasikan keperluan clalam kontrak dengan rencana proyek,dokumentasi masalah hukum dll.

• Project Controller

Project controller bekerja sama dengan manajer proyek untuk memberikan tugas dan tanggung jawab kepada sesorang, memonitor kemajuan pekerja, mengevaluasi jadwal dan biaya dll.

• Project Accountant

Membantu pekerjaan akuntansi dan finansial kepada manajer proyek, membantu dalam memantau tugas yang perlu dikendalikan, menyiapkan biaya untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu, dan mencari solusi dalam menyelesaikan masalah finansial.

• Manajer lapangan

Untuk mengawasi pengujian, pemasangan, pemeliharan proyek, dan penyerahan proyek terhadap konsumen.

• Quality Assurance Supervisor

Bertugas untuk mengatur dan membuat prosedur pemeriksaan untuk memastikan pemenuhan kualitas sesuai kebutuhan.

DAFTAR PUSTAKA

Budi Santosa, 2009, Manajemen Proyek : Konsep dan Implementasi, Yogyakarta : Graha Ilmu

Nama : Basya Fitria Janiary

Kelas  : 3kb10

NPM.  : 22114045

Analisis Jurnal Manajemen Proyek dan Resiko - 3kb10

Analisis Tata Kelola Teknologi Informasi ( ItGovernance )

                            pada Bidang Akademik dengan CobitFrame Work

      Studi Kasus pada Universitas StikubankSemarang

 

 

OLEH :     

• Agus Prasetyo Utomo

• Novita Mariana

 

 

Pendahuluan

 

 

Dalam sebuah organisasi atau institusi sangatlah dibutuhkanyang namanya tata kelola ,karena tata kelola bertujuan untukmemberikan arahan atau instruksi hal – hal apa yang akandilakukan. Dalam jurnal ini penulis melakukan penelitianterhadap tata kelola teknologi informasi yang terdapat padabidang akademik atau disingkat BAAK dengan menggunakanmetode cobit frame work,jurnal ini mengambil studi kasus padauniversitas   Stikubank semarang. Teknologi informasi sendiribertujuan untuk memudahkan penyaluran informasi yang terdapat pada organisasi atau institusi dan menjadi kebutuhanyang sangat penting bagi hampir semua organisasi dan institusikarena dapat juga meningkatkan kefektifitas dan efisiensi suatuproses.

Dalam jurnal ini terdapat rekomendasi untuk menggunakan IT Governance untuk institusi universitas stikubanksemarang,Perancangan IT Governance dalam penelitian inimenggunakan kerangka kerja COBIT (Control Objective For Information and Related Technology) versi 4.0, Dalampenelitian ini hanya dibahas 2 domain dari 4 domain yang ada di COBIT dengan pembahasan dibatasi pada tingkat control process saja, tidak membahas aktivitas - aktivitas yang terdapatdi setiap control process. Aktivitas dalam universitas tentunyauntuk melakukan layanan pendidikan ,tentunya perlu digunakanteknologi informasi guna mempercepat proses dalam penyedianlayanan pendidikan untuk mahasiswa/i.

 

UNISBANK telah menggunakan teknologi informasi untukmeberikan pendidikan berdasarkan kurikulum yang berbasiskompetensi teknologi informasi dan komputer,dan untukmenunjang proses bisnis ,dalam penyediaan sarana danprasarana bagi mahasiswa,tenaga pengajar,dan seluruh jajaranstaff yang ada. Dalam melakukan aktivitasnya unisbankdidukung oleh Biro Administrasi Akademik danKemahasiswaan (BAAK) yang mempunyai tujuan untukpelayanan administrasi dan pemberian informasi secara cepatdan handal. Dalam melakukan tugasnya baak sudah didukungoleh TI yang dilakukan oleh suatu divisi  yang bernama P2ICT UNISBANK,namun dalam pelaksanannya tedapat permasalahanpada bagian pengawasan maupun penilaian kinerja pada bagianTI Dengan adanya permasalahan tersebut, maka penelitian inibertujuan untuk membuat suatu cara pengelolaan TI yang tepatsehingga dapat dijadikan panduan yang dapat digunakanpemakainya serta dapat meningkatkan penggunaan fasilitastersebut secara optimal. Pembuatan IT Governance dalampenelitian ini menggunakan kerangka kerja COBIT (Control Objectives For Information And Related Technology), dimanakonsep dasar kerangka kerja COBIT adalah denganmenggunakan informasi yang terkait antara setiap kinerja dariproses dan sumber daya yang terkait.

 

 

 

 

 

Cobit (Control Objectives For Information

And Related Technology)

 

Alat yang komprehensif untuk menciptakan adanya IT Governance di organisasi adalah penggunaan COBIT(Control Objectives For Information And Related Technology) yang mempertemukan kebutuhan beragam manajemen denganmenjembatani celah antara risiko bisnis, kebutuhan kontrol, danmasalah- masalah teknis TI.

 

Tujuan utama COBIT adalah memberikan kebijaksanaanyang jelas dan latihan yang bagus bagi IT Governance bagiorganisasi di seluruh dunia untuk membantu manajemen senior u ntu k memahami dan mengatur risiko– risiko yangberhubungan dengan TI.

 

Model Maturity

 

COBIT melihat bahwa menerapkan mekanisme governance secara efektif tidaklah mudah, namun harus melalui berbagaitahap maturity (kematangan) tertentu. Model maturity untukmengontrol proses IT, sehingga manajemen dapat mengetahuidimana posisi organisasi sekarang, dan diposisi dimanaorganisasi ingin berada

 

- RUMUSAN DAN BATASAN MASALAH

 

Tujuan dibuatnya rumusan dan batasan masalah agar  penerapansuatu proses,dari hasil pemecahan suatu masalah tidakmelanggar tujuan dari institusi tersebut,dimana disini terdapatpermasalahan pokoknya : 

 

1. Bagaimana menerapkan IT Governance pada UNISBANK terutama yang

berhubungan dengan TI yang digunakan dalam layananakademik?

 

2. Bagaimana merancang IT Governance yang menghubungkandomain Deliver and

Support (DS) dengan Monitor and Evaluate (ME) yang ada di COBIT dimana

Masing - masing domain terdiri dari beberapa proses?

 

3. Bagaimana pengendalian proses TI Lembaga berdasarkan Key Goal Indicator

(KGI), Key Performance Indicator (KPI) untuk setiap control process?

 

4. Bagaimana memetakan tingkat maturity prosess TI Lembagasaat ini sehinggga

dapat diukur posisi proses saat ini?

 

5. Apakah rekomendasi IT Governance yang dibuat untukcontrol process yang diprioritaskan selaras dengan strategibisnis Lembaga

 

TUJUAN 

Tujuan dari penelitian penelitian ini sebagai berikut

 

1. Mengembangkan IT Governance yang sudah ada di Lembagamelalui Deliver and

Support (DS), Monitor and Evaluate (ME).

 

2. Membuat sebuah rekomendasi pengelolaan TI yang sesuaidengan strategi

bisnis dan tujuan UNISBANK berdasarkan KGI dan KPI.

 

Dimana dari tujuan ini diharapkan dapat meningkatkan kinerjapelayanan dan monitoring yang dilakukan oleh BAAK 

 

 

 

 

 

Metode penelitian

 

Tahap – tahapan yang dilakukan dalam pengumpulan informasi guna dmelakukan  pembuatan rekomendasi :

 

1. Melakukan studi lapangan terhadap proses penggunaan ti yang sedang berlangsung

 

2. Analisis data terhadap domain DS dan ME 

 

3. Pembuatan kuisioner terhdap kepada kepala BAAK dan kepala P2IC

 

4. Analisis data kuisioner dan hasil pengamatan langsungdari penulis

 

5. Membuat kuesioner untuk control process denganpertanyaan yang disusun berdasarkan management guidelines COB IT yang disesuaikan dengan keadaanpengelolaan TI saat ini

 

6. Analisis hasil kuesioner, dimana pada tahap inidilakukan pemetaan pengelolaan TI layanan akademikUNISBANK dengan mengacu pada COBIT.

 

Metode pembuatan kuisioner

- Teknik Pembuatan Skala

Kuesioner dalam penelitian ini dibuat menggunakan model pengukuran ordinal skala likert. Ukuran dalam model inimeliputi ukuran ordinal dan ukuran nominal. Ukuran ordinal merupakan angka yang diberikan dimana angka tersebutmengandung pengertian tingkatan. Ukuran nominal digunakanuntuk mengurutkan obyek dari tingkatan terendah sampaitertinggi

 

 Nilai

tingkatan yang digunakan terdapat pada table

Sedangkan nilai absolut yang merupakan nilai model maturity dapat dilihat

pada tabel berikut ini.

 

 

 

 

Hasil dan  Pembahasan

 

 Kuisioner yang dibuat dilakukan oleh 37 koresponden yang terlibat meliputi karyawan P2ICT dan karyawan BAAK, dosendan mahasiswa UNISBANK tingkat akhir. Koresponden yang dipilih memiliki kemampuan menilai TI yang baik. Dalampengumpulan data ini peneliti mendampingi obyek penelitiandengan tujuan untuk menjawab pertanyaan yang mungkinmuncul dari para responden.maka didapatkan hasil kuisionersebagai berikut

 

Berdasarkan hasil fakta yang diperoleh dari kuesioner yang terdapat pada tabel

diatas, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

 

 

Mendidik dan Melatih User

 

Berdasarkan model maturity, proses ini berada pada tingkat 4 (Diatur) , artinya:

 

1. Program pendidikan dan pelatihan SDM sudah dilakukansecara terpadu

dengan hasil terukur

.

 

2. Institusi menjadikan program pendidikan dan pelatihansebagai salah

satu hal pertimbangan dalam peningkatan jalur karir SDM.

 

 

 

3. Pengkajian ulang setiap penyelenggaraan pelatihan danprogram pendidikan

dilakukan secara terjadwal dan pembaharuan program pelatihandan pendidikan selalu dilakukan

 

 

Mengelola Data

 

Berdasarkan model maturity, proses proses ini berada padatingkat 3 (Ditetapkan) artinyaInstitusi sudah memahamikebutuhan akan manajemen data yang dilakukan antar unit kerjayang ada di Institusi dan Sudah terdapat standar prosedurmanajemen data, penggunaan tools dalam kegiatan manajemendata seperti backup, restoration, disposal dan pengawasanterhadap pelaksanan manajemen data

 

Monitor dan Evaluasi

Berdasarkan model maturity, proses ini berada pada tingkat3 (Ditetapkan) Sudah terdapat standarisasi proses monitoring yang dikomunikasikan ke seluruh unit kerja yang ada di Institusidan Pengukuran kontribusi fungsi layanan yang diberikankinerja TI terhadap kinerja Institusi sudah didefinisikan sesuaidengan kriteria operasional

 

 

 

 

KESIMPULAN

 

Kesimpulan yang diperoleh dari pelaksanaan penelitian iniantara lain perlu ada perbaiakan di beberapa bagian control process lalu Penentuan control process melatih dan mendidikusers, mengelola data dari domain delivery and support, memonitor dan evaluasi kinerja TI dari domain monitor andevaluate merupakan control process yang penting untukdiperbaiki. Dalam pembuatan rekomendasi IT Governance dilakukan berdasarkan posisi maturity masing- masing control process tersebut. Rekomendasi TI yang dibuat gunamemecahkan masalah dalam segi pelayanan yang dilakukanoleh BAAK dan untuk memperbaiki kinerja. Lalu membuatpengaturan kembali terhadap penyimpanan data dimana proses pengawasan data terpusat di data center P2ICT hal ini dapatmeminimalkan masalah dalam proses pengolahan data akademikselama ini diantaranya sering terjadinya redudansi data akademik. Rekomendasi yang dibuat juga untuk melakukanevaluasi dan monitoring terhadap kinerja,juga untuk melakukanpelatihan terhadap user dibuat saling berkaiatan agar aktivitasyang ada di 

rekomendasi tersebut dapat terkontrol apakah terjadi per masalahan atau tidak dan segera mungkin dapat ditindaklanjuti

 

 

 

Daftar pustaka

 

• Buku Panduan Akademik 2010/2011

Universitas Stikubank.

• Grembergen,Win Van (2004), Strategies for

Information Technology Governance,

Idea Group Publishing.

• Guidelines, Maturity Models , IT Governance

Institute.

• Handoko, Hani (1996), Manajemen

Personalia dan Sumberdaya Manusia,

Yogyakarta, BPFE.

Kadir, Abdul (2003), Pengenalan Sistem

Informasi, Andi Offset Yogyakarta.

• ISACA (2004), COBIT Student Book, IT

Governance Institute.

• IT Governance based on CobiT® 4.1 A

Management Guide. Ebook,

• IT Governance Institute (2005), COBIT 4.0

Control Objectives, Management

• IT Governance Institute (2007), IT

Governance Implementation Guide 2nd.