Analisis Tata Kelola Teknologi Informasi ( ItGovernance )
pada Bidang Akademik dengan CobitFrame Work
Studi Kasus pada Universitas StikubankSemarang
OLEH :
Pendahuluan
Dalam sebuah organisasi atau institusi sangatlah dibutuhkanyang namanya tata kelola ,karena tata kelola bertujuan untukmemberikan arahan atau instruksi hal – hal apa yang akandilakukan. Dalam jurnal ini penulis melakukan penelitianterhadap tata kelola teknologi informasi yang terdapat padabidang akademik atau disingkat BAAK dengan menggunakanmetode cobit frame work,jurnal ini mengambil studi kasus padauniversitas Stikubank semarang. Teknologi informasi sendiribertujuan untuk memudahkan penyaluran informasi yang terdapat pada organisasi atau institusi dan menjadi kebutuhanyang sangat penting bagi hampir semua organisasi dan institusikarena dapat juga meningkatkan kefektifitas dan efisiensi suatuproses.
Dalam jurnal ini terdapat rekomendasi untuk menggunakan IT Governance untuk institusi universitas stikubanksemarang,Perancangan IT Governance dalam penelitian inimenggunakan kerangka kerja COBIT (Control Objective For Information and Related Technology) versi 4.0, Dalampenelitian ini hanya dibahas 2 domain dari 4 domain yang ada di COBIT dengan pembahasan dibatasi pada tingkat control process saja, tidak membahas aktivitas - aktivitas yang terdapatdi setiap control process. Aktivitas dalam universitas tentunyauntuk melakukan layanan pendidikan ,tentunya perlu digunakanteknologi informasi guna mempercepat proses dalam penyedianlayanan pendidikan untuk mahasiswa/i.
UNISBANK telah menggunakan teknologi informasi untukmeberikan pendidikan berdasarkan kurikulum yang berbasiskompetensi teknologi informasi dan komputer,dan untukmenunjang proses bisnis ,dalam penyediaan sarana danprasarana bagi mahasiswa,tenaga pengajar,dan seluruh jajaranstaff yang ada. Dalam melakukan aktivitasnya unisbankdidukung oleh Biro Administrasi Akademik danKemahasiswaan (BAAK) yang mempunyai tujuan untukpelayanan administrasi dan pemberian informasi secara cepatdan handal. Dalam melakukan tugasnya baak sudah didukungoleh TI yang dilakukan oleh suatu divisi yang bernama P2ICT UNISBANK,namun dalam pelaksanannya tedapat permasalahanpada bagian pengawasan maupun penilaian kinerja pada bagianTI Dengan adanya permasalahan tersebut, maka penelitian inibertujuan untuk membuat suatu cara pengelolaan TI yang tepatsehingga dapat dijadikan panduan yang dapat digunakanpemakainya serta dapat meningkatkan penggunaan fasilitastersebut secara optimal. Pembuatan IT Governance dalampenelitian ini menggunakan kerangka kerja COBIT (Control Objectives For Information And Related Technology), dimanakonsep dasar kerangka kerja COBIT adalah denganmenggunakan informasi yang terkait antara setiap kinerja dariproses dan sumber daya yang terkait.
Cobit (Control Objectives For Information
And Related Technology)
Alat yang komprehensif untuk menciptakan adanya IT Governance di organisasi adalah penggunaan COBIT(Control Objectives For Information And Related Technology) yang mempertemukan kebutuhan beragam manajemen denganmenjembatani celah antara risiko bisnis, kebutuhan kontrol, danmasalah- masalah teknis TI.
Tujuan utama COBIT adalah memberikan kebijaksanaanyang jelas dan latihan yang bagus bagi IT Governance bagiorganisasi di seluruh dunia untuk membantu manajemen senior u ntu k memahami dan mengatur risiko– risiko yangberhubungan dengan TI.
Model Maturity
COBIT melihat bahwa menerapkan mekanisme governance secara efektif tidaklah mudah, namun harus melalui berbagaitahap maturity (kematangan) tertentu. Model maturity untukmengontrol proses IT, sehingga manajemen dapat mengetahuidimana posisi organisasi sekarang, dan diposisi dimanaorganisasi ingin berada
Tujuan dibuatnya rumusan dan batasan masalah agar penerapansuatu proses,dari hasil pemecahan suatu masalah tidakmelanggar tujuan dari institusi tersebut,dimana disini terdapatpermasalahan pokoknya :
1. Bagaimana menerapkan IT Governance pada UNISBANK terutama yang
berhubungan dengan TI yang digunakan dalam layananakademik?
2. Bagaimana merancang IT Governance yang menghubungkandomain Deliver and
Support (DS) dengan Monitor and Evaluate (ME) yang ada di COBIT dimana
Masing - masing domain terdiri dari beberapa proses?
3. Bagaimana pengendalian proses TI Lembaga berdasarkan Key Goal Indicator
(KGI), Key Performance Indicator (KPI) untuk setiap control process?
4. Bagaimana memetakan tingkat maturity prosess TI Lembagasaat ini sehinggga
dapat diukur posisi proses saat ini?
5. Apakah rekomendasi IT Governance yang dibuat untukcontrol process yang diprioritaskan selaras dengan strategibisnis Lembaga
TUJUAN
Tujuan dari penelitian penelitian ini sebagai berikut
1. Mengembangkan IT Governance yang sudah ada di Lembagamelalui Deliver and
Support (DS), Monitor and Evaluate (ME).
2. Membuat sebuah rekomendasi pengelolaan TI yang sesuaidengan strategi
bisnis dan tujuan UNISBANK berdasarkan KGI dan KPI.
Dimana dari tujuan ini diharapkan dapat meningkatkan kinerjapelayanan dan monitoring yang dilakukan oleh BAAK
Metode penelitian
Tahap – tahapan yang dilakukan dalam pengumpulan informasi guna dmelakukan pembuatan rekomendasi :
Metode pembuatan kuisioner
Kuesioner dalam penelitian ini dibuat menggunakan model pengukuran ordinal skala likert. Ukuran dalam model inimeliputi ukuran ordinal dan ukuran nominal. Ukuran ordinal merupakan angka yang diberikan dimana angka tersebutmengandung pengertian tingkatan. Ukuran nominal digunakanuntuk mengurutkan obyek dari tingkatan terendah sampaitertinggi
Nilai
tingkatan yang digunakan terdapat pada table
Sedangkan nilai absolut yang merupakan nilai model maturity dapat dilihat
pada tabel berikut ini.
Hasil dan Pembahasan
Kuisioner yang dibuat dilakukan oleh 37 koresponden yang terlibat meliputi karyawan P2ICT dan karyawan BAAK, dosendan mahasiswa UNISBANK tingkat akhir. Koresponden yang dipilih memiliki kemampuan menilai TI yang baik. Dalampengumpulan data ini peneliti mendampingi obyek penelitiandengan tujuan untuk menjawab pertanyaan yang mungkinmuncul dari para responden.maka didapatkan hasil kuisionersebagai berikut
Berdasarkan hasil fakta yang diperoleh dari kuesioner yang terdapat pada tabel
diatas, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
Mendidik dan Melatih User
Berdasarkan model maturity, proses ini berada pada tingkat 4 (Diatur) , artinya:
1. Program pendidikan dan pelatihan SDM sudah dilakukansecara terpadu
dengan hasil terukur
.
2. Institusi menjadikan program pendidikan dan pelatihansebagai salah
satu hal pertimbangan dalam peningkatan jalur karir SDM.
3. Pengkajian ulang setiap penyelenggaraan pelatihan danprogram pendidikan
dilakukan secara terjadwal dan pembaharuan program pelatihandan pendidikan selalu dilakukan
Mengelola Data
Berdasarkan model maturity, proses proses ini berada padatingkat 3 (Ditetapkan) artinyaInstitusi sudah memahamikebutuhan akan manajemen data yang dilakukan antar unit kerjayang ada di Institusi dan Sudah terdapat standar prosedurmanajemen data, penggunaan tools dalam kegiatan manajemendata seperti backup, restoration, disposal dan pengawasanterhadap pelaksanan manajemen data
Monitor dan Evaluasi
Berdasarkan model maturity, proses ini berada pada tingkat3 (Ditetapkan) Sudah terdapat standarisasi proses monitoring yang dikomunikasikan ke seluruh unit kerja yang ada di Institusidan Pengukuran kontribusi fungsi layanan yang diberikankinerja TI terhadap kinerja Institusi sudah didefinisikan sesuaidengan kriteria operasional
KESIMPULAN
Kesimpulan yang diperoleh dari pelaksanaan penelitian iniantara lain perlu ada perbaiakan di beberapa bagian control process lalu Penentuan control process melatih dan mendidikusers, mengelola data dari domain delivery and support, memonitor dan evaluasi kinerja TI dari domain monitor andevaluate merupakan control process yang penting untukdiperbaiki. Dalam pembuatan rekomendasi IT Governance dilakukan berdasarkan posisi maturity masing- masing control process tersebut. Rekomendasi TI yang dibuat gunamemecahkan masalah dalam segi pelayanan yang dilakukanoleh BAAK dan untuk memperbaiki kinerja. Lalu membuatpengaturan kembali terhadap penyimpanan data dimana proses pengawasan data terpusat di data center P2ICT hal ini dapatmeminimalkan masalah dalam proses pengolahan data akademikselama ini diantaranya sering terjadinya redudansi data akademik. Rekomendasi yang dibuat juga untuk melakukanevaluasi dan monitoring terhadap kinerja,juga untuk melakukanpelatihan terhadap user dibuat saling berkaiatan agar aktivitasyang ada di
rekomendasi tersebut dapat terkontrol apakah terjadi per masalahan atau tidak dan segera mungkin dapat ditindaklanjuti
Daftar pustaka
Universitas Stikubank.
Information Technology Governance,
Idea Group Publishing.
Institute.
Personalia dan Sumberdaya Manusia,
Yogyakarta, BPFE.
Kadir, Abdul (2003), Pengenalan Sistem
Informasi, Andi Offset Yogyakarta.
Governance Institute.
Management Guide. Ebook,
Control Objectives, Management
Governance Implementation Guide 2nd.
